Échanger des données

Échanger des données

Il est fréquent de devoir échanger des données avec son équipe, ou ses partenaires, et le premier réflexe est alors d’utiliser notre messagerie.

Cependant, il nous faut faire attention à divers points qui peuvent vite s’avérer pénalisants, ou rendre cet échange de fichiers non productif et peu gérable dans le temps.

Voyons donc au cours de cet article, les avantages et inconvénients, ainsi que les diverses alternatives que nous pouvons utiliser, pour mettre à disposition ou partager des fichiers volumineux avec nos partenaires et collaborateurs.

Le réflexe de la messagerie

Il est vrai qu’envoyer un mail avec pièces jointes est une opération rapide, transparente et simple à mettre en place. Mais si les protocoles de messagerie (smtp, pop et imap) permettent de joindre des fichiers aux mails, il est cependant fortement conseillé de ne pas joindre de fichiers trop lourds, et ce pour plusieurs raisons :

Cela va utiliser trop de bande passante sur ce type de protocole qui n’est pas adapter à des transfert volumineux, ce qui reviens à augmenter la pression dans la tuyauterie;

D’autre part, certains administrateurs réseau filtrent les mails qui contiennent des pièces jointes trop lourdes et les interceptent avant qu’ils n’arrivent à bon port;

De plus, si de nouveaux collaborateurs se joignent au projet, ou d’autres s’en retirent, il faudra alors mettre à jour nos listes d’envoi et nous assurer que chacun aura bien reçu les documents nécessaires dans leurs dernières mises à jour.

Comment et pourquoi échanger des données ?

Il existe divers types d’outils et solutions pour échanger et partager des données. La question principale est de définir lequel sera le mieux approprié et de savoir dans quel but nous souhaitons distribuer ces données.

Du simple envoi de photos de famille, jusqu’à un travail collaboratif qui devra être réalisé sur un même et unique document, il nous faut continuer à définir plus précisément le contexte et la situation :

  • Existe-t-il un ou plusieurs destinataires ?

  • D’autres destinataires pourront-ils être ajoutés ?

  • L’accès à ces documents doit-il être protégé ?

Les divers outils à disposition

Quelles que soient les solutions, il existe toujours des alternatives applicatives ou des services en ligne qui sont, la plupart du temps, gratuits et très simples d’utilisation.

Classons donc les divers outils en trois familles principales : Chacune de ces familles d’outils peut être accessible par un ou plusieurs utilisateurs, soit directement, soit de manière protégée par mot de passe.

Envoi simpleet mise à disposition

WeTransfer

SendAnywhere

TransferBIGFiles

Infinit

Partage de documents sur un espace dédié

Dropbox

OneDrive

Google Drive

Hightail

FileServe

Plateformes collaborativesplus élaborées : gestion de projet

Asana

Basecamp

Freedcamp

Wrike

Zoho

Afin de travailler sur un projet à plus long terme, et de manière plus confortable, il est souvent préférable de mettre en place directement, une solution gestion de projet en ligne.

Ces plateformes permettent de gérer non seulement les échanges et partages de fichiers mais apportent également tous les outils nécessaires au bon déroulement des projets, que ceux-ci soient ou non orientés web : comme les listes de travail à faire, les discussions autour de certaines décisions stratégiques, le suivi de l’avancée et des étapes intermédiaires, etc…

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